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浅谈如何提高高职院系教务秘书能力素质
浅谈如何提高高职院系教务秘书能力素质
随着十八大提出“加快发展现代职业教育，推动高等教育内涵式发展”的新要求，进一步加强并推进高等职业院校教学质量和人才培养模式的改革与创新成为了吉林省教育发展的重中之重。高职院校教学质量的提升离不开教学管理人员，作为最基层最直接参与教学管理的教务秘书，其能力素质的高低对于一个院校提高教学质量、稳定教学秩序都起着至关重要的作用。
高等职业类院校与本科院校相比存在着一定的特殊性，一是由于高职院校培养的学生是生产、建设、管理和服务领域一线的应用型技能人才，更注重职业技能的培养，所以教师结构相比本科院校更多元，师资队伍往往由多个院系组成，还有部分教师来自于企业和事业单位的兼职教师和外聘教师，这就大大增加了管理的难度。另一方面的特殊性表现在高职生源素质参差不齐，在日常教学管理中需要对学生给予更多的关注与指导，有时需要付出更多的耐心和工作热忱以及无私奉献精神，对高职教务秘书队伍能力素质的要求较高。
一、教务秘书的作用
高职院校教务秘书的作用有多方面，在学院中起着基层管理者的作用，需要协助学院领导完成管理教学方面的常规性工作，保障日常教学秩序的正常运行。教务秘书同时又要辅助学院教师和学生在考试、成绩、档案等教学信息的归纳工作。在学校职能部门之间、学院领导、教师和学生之间需要沟通时，又需要教务秘书进行协调安排，总之教务秘书起着很重要的作用。
(一)协助学院领导完成日常教学管理工作
首先要完成好教务处分派的任务：制定、安排、录入和核对教学计划;排课表、订教材、安排考试、保证考卷的安全;组织重修重考和各种等级考试的报名、统计工作;协助教务处进行学生的留退降补的核查;核算上报教师工作量和协助课题申报工作等。其次要完成好学院领导安排的任务：协助学院领导进行教学检查，起草教学工作计划和报告;组织安排教学会议及学生座谈会等。还要协助收集整理学院教师和学生完成一系列的繁琐工作，比如实习实训安排、教师调串课、教学考核工作等，还要掌握学生考勤、实习实训和毕业论文的进展情况。此外做好试卷及各种相关纸质档案的整理、存档工作。
(二)教务秘书是沟通协调的桥梁
教务秘书日常工作性质决定了自身是学校或学院上下、平级之间沟通和教学情况反馈的主要枢纽，必须做好上情下达、下情上报的沟通协调作用。作为教务秘书，要把学校的各种教学管理文件精神传达到学院教师、学生和相关人员;把学生、教师在教学中出现的问题和意见反馈给领导;还要主动与相关学院，多沟通了解，促进教学合作。
(三)协调学院与外聘教师的能力
外聘教师多是来自企事业单位的专家，他们对实践教学方面的经验是很有借鉴价值的，是职业教育类学校不可缺少的师资力量。但由于他们对学校的教学管理规定不熟悉，加大了教学管理的难度。这就需要教学秘书在学院领导、外聘教师和学生之间多沟通协调，主动协助外聘教师规范、负责地完成好各项工作。
(四)掌握多种工作技能的能力
教务秘书由学院的主管教学的院长领导，主要负责本学院教学管理工作，往往由于学院规模小、人员压缩，一人身兼数职的情况也比较多见。教务秘书往往还担当办公室主任、资产管理员、党员信息管理员、兼职党务秘书等工作。这就要求教务秘书既要做好日常管理工作还要具备处理诸多方面事务的能力。在教务秘书工作范围扩大的情况下，要有不断学习新知识和新技能的能力和热情，才能更好地适应学院和学校的发展，体现自身工作中的作用和价值，为学院、学生、领导、教师服务。
二、影响高职院系教务秘书队伍素质建设的原因
(一)工作涉及范围广，容易分身乏术
教务秘书在行政上隶属本学院管理，但在业务上接受学校职能部门比如教务处、学生处、党委等多部门的统一领导，所以这决定了教务秘书业务范围广、工作量较大。工作对象涉及到的各个部门领导、教师、各个学院的学生，人际关系也比较复杂。同时还要应付许多突发情况，学生和教师在日常教学过程中出现任何事情第一时间求助的总是教务秘书，所以往往感到分身乏术。
(二)自主学习能力有待加强
教务秘书由于工作性质的原因，除了需要熟悉掌握日常教学管理业务，由于面对的人群广需要掌握一些公共关系学、心理学、秘书学等方面的知识，还要对学校最新的教学管理规定熟记于心。特别是身兼多职的教务秘书，需要学习的内容更宽泛。实际上，既有教育学专业背景和一定教学经历，又有教学管理经验的教务秘书是最佳的。从现在高校的教务秘书人员构成来看，青年教师、应届毕业生所占比例最大，但是绝大多数并没有公共关系学、心理学、秘书学等方面的专业知识，但是工作中又非常重要，所以自主学习的任务担子很重。
(三)工作得不到重视，进修机会少
教务秘书工作繁杂琐碎，头绪多，在许多人看来都是在忙“小事”，在教学秩序正常运行下，甚至感觉不到他们发挥的作用。如果说教师是教育事业舞台上的一线明星，那么教务秘书就是幕后工作者，多数工作都是默默服务，另外还要受学院和学校各职能部门的双重管辖和领导，所以有些人看来，教务秘书无非是“打杂”的小角色而已，工作的重要性得不到重视，这都是对教务秘书工作不了解造成的。另外由于教务秘书工作强度大，基本没有自己的时间，所以很少深入思考或者搞教学管理研究，参加各种提高业务水平和工作能力培训班的机会更是少之又少。
(四)待遇与付出不成比例
教务秘书与教师或辅导员在薪金、职称、晋升、评奖、学年评优、外出培训方面有较大差距，这样也使得教学秘书对付出与回报的“不对等”现象产生困惑，久而久之会影响工作热情和工作态度，挫伤工作积极性，最终导致一些高学历、能力强的教务秘书转岗或调出高校。
三、加强高职院系教务秘书能力素质的途径和方法
(一)提高对教务秘书重要性的认识
教务秘书作为学院教学管理工作的主要执行者，有必要提高对其重要性的认识。首先学校领导应给予充分重视，要给教务秘书工作科学的定位，肯定其价值，使他们多参与教学管理相关活动和学院内外教研科研项目、学术交流会议等，提供其发展进修机会。也可以组织外出调研、考察，学习吸收各大高校先进和优秀的管理经验。
(二)教务秘书自身要努力
教务秘书的机械性和重复性的工作比较多，久而久之就淡化了创新学习的劲头，所以想要提高自身素质，最大程度的发挥自身价值，就必须要通过不断学习、参加培训和工作实践，努力提高各方面能力和学历层次。多学习先进的教学理论和教学经验，熟练掌握日常业务，具备系统的高职教育管理知识，还要通过自学掌握一些公共关系学、心理学及秘书学等方面的知识，做好领导的得力助手。
(三)增加教务秘书人员的培训进修机会
知识的创新是工作创新的前提，教务秘书每天工作任务多，很难有时间和机会参加培训学习，这不利于教学管理工作的创新，也不利于高职院校的发展，也不利于个人事业发展，久而久之与其他教职工的差距越来越大。因此学校应该为教务工作人员提供条件，扩大教学秘书队伍的知识面，使他们将现代教学管理理念运用到实践中去。特别是高职类院校注重培养学生实践能力，相应的教务秘书需要熟悉职业教育的相关培养模式和流程，才能更科学的指导教学管理工作。可以采用的培训形式如举办岗前培训、给年轻教务秘书名额参加教学管理研讨会、鼓励参与科研项目等。还可以定期派人员到外校或企业考察学习，建立人员互通交流机制等新方式。
(四)建立保障机制，改进工作条件
教务秘书技术职称一般走教育管理系列，即研究实习员、助理研究员、副研究员和研究员。比相应的教师系列如助教、讲师、副教授、教授在岗位津贴上低很多，教务秘书在职称和职务上均处劣势，这与实际工作强度不成正比。建议学校专门针对教学管理人员设置奖励机制，以便于在职称评定上减少劣势，另外可以对有突出工作业绩和教学管理科研成果的教学秘书加大奖励力度，鼓励其提高技术职称。另外，在职称评定、职务晋升和业务进修上应该考虑教务秘书的发展需要，确立相关制度并予以落实。
其次，高职院校各院系可根据学院规模成立专门的教务科，适当增加教务秘书人员数量以分担和缓轻工作量，确保工作质量。学校还需要不断完善校园网及教务管理信息系统，借助现代化手段提高工作效率。
总之，教务秘书的工作既关键又繁杂，需要领导重视、全校支持、自身努力才能发挥作用。教务秘书工作也蕴涵着许多管理科学的内容，需要不断探讨，不断分析新情况、解决新问题，才能提高工作水平。教学管理工作需要相互配合、相互理解、相互支持，服从和服务于学校教学大局，才能使教学管理走上科学化、制度化、规范化的轨道。
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