工程项目档案管理制度

时间:2022-07-21 08:26:09 制度 我要投稿

工程项目档案管理制度

  在现实社会中,制度使用的情况越来越多,制度泛指以规则或运作模式,规范个体行动的一种社会结构。这些规则蕴含着社会的价值,其运行表彰着一个社会的秩序。大家知道制度的格式吗?以下是小编精心整理的工程项目档案管理制度,供大家参考借鉴,希望可以帮助到有需要的朋友。

工程项目档案管理制度

  一、目的

  为规范公司的工程项目档案管理,防范与控制合同风险,有效地保护和利用档案,维护公司的合法权益,特制定本规定。

  二、工程项目档案归档范围

  本规定所指工程项目档案是指过去和现在,公司在工程项目的开发、设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图方案、软件、图录像等。其主要包括:工程项目建议批文,中标通知书,工程承包合同,合同附件,劳务分包合同,专业分包合同,采购合同,工程预(结)算书,工程设计图纸,工程施工图纸,往来公函,传真,会议记录,委托书,开工报告,请款报告,技术资料,主要设备材料估检报告,施工记录验收报告,竣工报告等。

  三、档案机构及其职责

  公司指定专人负责档案管理工作(即资料员),资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅等工作。其主要职责包括:

  1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料;

  2、档案材料的保管和销毁;

  3、档案材料的查借阅、催还。

  四、档案的立卷、收集、整理

  1、以工程项目为单位,分别立卷,一项目一卷。

  2、在工程项目的招投标阶段开始立卷,收集该项目有关资料归档管理。

  3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累,整理和及时移交归档,移交档案文件时,资料员必须在档案移交清单上进行登记(见附表一)。

  4、在档案的首页设卷内文件目录,并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息(见附表二)。

  5、在档案的次页设“合同概要”、“主要事件备要”,主要内容包括:合同标的价金,对方单位,联系人,重要日期备忘,应收工程款记录等,该项工作由资料员负责,项目职能人员配合。

  五、档案的管理

  1、对工程项目档案系统排列编号,确定保管期限,编制档案目录(卡片),按一定次序排列和存放。

  2、每年对档案进行一次清理。

  3、清除不必要保存的材料。

  4、对破损和褪色的材料进行修补和复制。

  六、档案要求

  1、文件必须为原件、正文,符合文件格式。

  2、必须齐全完整,装订整齐,并适当管理。

  3、传真件应复印一份归档。

  七、档案的保管

  1、档案管理人员应妥善保管,防虫蛀,防丢失,保证档案的安全。

  2、所有档案应专柜存放,加锁。

  3、所有档案不得随意查阅、变订,不得置于公共场所。

  4、公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的,保管期限从长。

  八、档案的销毁

  1、档案管理人员根据档案保管年限的规定对档案进行鉴定,登记已失效的档案,编制档案销毁清册(见附表三)。

  2、档案销毁清册经核准人批准,方能销毁失效档案。

  3、销毁一般以焚烧、粉碎的方式处理,特殊销毁方式另作说明。

  4、销毁时要有二人以上监销,并在档案销毁清册上签字。

  5、销毁人员应采取严密管理措施,防止档案失密和泄密。

  九、档案的查借阅

  1、因工作需要查阅档案的应填写好查阅申请单,由核准人签字同意,方可查阅(见附表四)。

  2、确因工作需要外带,需办理档案外借手续,经核准人签字同意,方可带出,用毕即归还。

  3、资料员对文件的查(借)阅情况要进行登记(见附表五)。

  4、借阅人对所借之档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等等,不能随意乱放,以免遗失。

  5、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管及时处理。

  6、外单位借阅档案,应持有单位介绍信,经核准人批准后方可借阅,且不得带离档案室。其抄摘内容也须核准人同意且审核后才能带出。

  7、公司对调阅制度实行分级制度,公司可根据借阅人工作的需要及等级的评定,分别给予“原件借阅”“复印件借阅”“局部复印件借阅”。

  十、有下列行为者,视情节轻重,给予违纪处分,若构成犯罪依法追究刑事责任:

  1、毁损、丢失或擅自销毁档案。

  2、擅自向外界提供、抄摘档案。

  3、涂改、伪造档案。

  4、对档案没有及时上报、归档或管理不善,而造成公司损失。

  5、未按手续借阅、外带及越级借阅。

  二00九年九月十日

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