文秘需要具备的能力

时间：2024-05-06 22:15:11 维泽办公文秘我要投稿

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文秘需要具备的能力

　　秘书人员的专业能力，主要是指语言文字应用能力、组织能力、判断能力、应变能力和社交能力。有些特殊的秘书还需要掌握另外的技能。下面由小编为大家整理一下：

　　(一)较高的文字水平

　　秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作，几乎天天都要修改或草拟文稿。因此，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。汉语词语浩瀚，文体广博，这为文字工作者提供了良好的条件。但是，写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内内容，并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员加强写作实践，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。要注意文风的改革，培养洗炼的文字表达能力。

　　(二)较强的组织能力

　　现代的秘书人员，既不是那种整天伏案看文件、写文章的纯“文牍性”人才，也不是那种只会“捆捆扎扎、收收发发”的简单劳动者，而是具有一定的组织和管理能力的人才。根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。对此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点，统筹安排工作。

　　(三)准确的判断能力

　　皮贝克(美国人才代征聘专家)说：“最重要的才能莫过于能作出正确的判断，而这种特殊才能将是电脑永远无法取代的。”为了实现领导的指示，商务秘书必须正确领会领导意图。不论是日常的还是突然而来的工作，商务秘书必须从各个角度对问题进行思考和分析，尽快地作出判断，准确无误地应付，或者当机立断地去做，不致出现失误或漏洞。艾科卡 (美国企业界的传奇人物，美国克莱斯勒汽车公司总裁)说过：“如果你已经有了95%的资料，但想再取得其余的5%，却还得花费六个月。到了那时，市场行情已经变了，你的资料也过时了。生活的全部要点就是：选择时机。”可见在如今的“商战”中，商务秘书成熟敏捷的判断力更为重要。

　　(四)敏捷的应变能力

　　秘书的一个主要职责就是为上司提供事务性的服务，减少外界一般性事物对上司的干扰，这需要秘书的随机应变。在一些正式或非正式场合中，秘书是上司的代表和发言人，这要求秘书默契地配合上司，帮上司打圆场，为领导树立良好的形象和营造丰富有价值的人脉关系。在面对一些紧急情况时，有良好的应变能力并能在短时间内做出处理方案，这也是秘书要具备的非常重要的能力之一。

　　(五)广泛的社交能力

　　当前，社会交往已成为社会各阶层的一项“热门”活动。社交对于秘书人员来说同样重要。首先，社交可以开阔视野，增长知识。在广泛的社交中，可以博采众长，学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智，智是谋之本，这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手作用。其次，社交是办事的辅助。秘书人员办理公务，联系事务，自然是“公事公办”但社交可以帮助选取捷径，克服阻力，提高办事效率。

　　(六)掌握外语的能力

　　随着市场国际化的发展和企业规模的扩大，越来越多的管理者要到国外进行投资、经济管理或进行国际贸易交际、商务谈判，签订合同等，这就要求商务秘书具备一定的外语能力。现在即使是没有涉外经济业务的企业，也要求商务秘书人员掌握1一2门外语，能够利用外语阅读或查阅资料，并熟练掌握外语会话、写作的能力。

　　(七)计算机操作能力

　　美国在线公司总裁史蒂夫，凯斯说：“当多数人上网时，这会以前所未有的方式让人掌握主动权。他们随时都能获得有关他们关心问题的信息，这会在一个比较完善的市场为他们提供比较完善的信息。”商务秘书需要阅读、收集大量信息，或进行日常事务处理，或进行复杂的计算，都离不开计算机。利用网络可以实现资源共享，快捷地了解世界经济发展的现状，节约人力和时间。随着电子商务的兴起和发展，不断提高计算机操作能力对商务秘书而言是大势所趋。

　　(八)创新能力

　　创新能力也是21世纪检验各类人才素质高低的一个重要尺度。商务秘书的创新能力，是指创造性地贯彻领导意图，为领导工作提供最佳服务的能力。商务秘书参谋作用发挥如何，在很大程度上取决于其创新能力的强弱。美国学者、管理专家加里·哈梅尔曾说：“崭新的思想是为公司也为自己创造财富的唯一途径。”没有创新的意识，没有创新的思维，没有创新的胆略，是不可能为领导决策提供有价值的参谋建议的。

　　(九)运用WTO规则的能力

　　WTO的核心是一整套进行国际经济贸易往来的游戏规则体系，是一种崇尚公平、开放、规范竞争的规则网络。中国加入WTO后，如何适应新的游戏规则下的竞争，并运用这些规则参与竞争，是必须首先解决的关键问题。中国企业在这一方面的能力还很薄弱，龙永图曾对此感慨地说：“入世后我们最大的风险不是开放，而是不熟悉规则”。作为商务秘书，应清晰地了解加入WTO对本企业到底面临哪些机遇和挑战，甚至游刃有余地运用规则。在尽可能短的时间内提高自身熟悉规则、运用规则的能力是使自己在竞争中获胜的法宝之一。

　　秘书人员的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。建立起合理的能力结构，决不是一件轻而易举的事情，需要终身为之奋斗。

　　文秘需要具备的能力

　　首先，文秘需要具备良好的沟通能力。无论是口头还是书面沟通，都需要能够准确地表达自己的意思，同时能够倾听和理解别人的意见。此外，文秘还需要注意语言的准确性和语法正确性，以确保沟通效果。

　　其次，文秘需要具备优秀的组织能力。你需要能够合理地安排时间和任务的优先级，有效地管理系统和工作流程，以确保工作能够顺利进行。此外，文秘还需要具备计划和协调能力，能够应对突发事件和紧急情况。

　　第三，文秘需要具备扎实的工作技能。这包括但不限于文档处理、数据分析和汇报、商务礼仪和会务管理等方面的技能。文秘还需要熟悉办公自动化工具，如Excel、PowerPoint等，以提高工作效率。

　　最后，文秘需要具备团队协作能力。你需要能够与不同部门和级别的人进行合作，积极协调和沟通，以确保工作能够按时完成。此外，文秘还需要具备耐心、细心、责任心等品质，以帮助团队取得更好的业绩。

　　总之，作为文秘需要具备良好的沟通能力、组织能力、工作技能和团队协作能力。通过不断学习和提高自己的能力，文秘能够更好地服务于企业，推动企业的发展。

　　文秘需要具备的能力

　　文秘需要具备的能力主要包括以下几个方面：

　　1. 较高的文字水平：

　　秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作，几乎天天都要修改或草拟文稿。因此，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。

　　2. 组织能力：

　　秘书人员需要具备良好的组织能力，能够有效地安排和处理各项工作，确保工作的顺利进行。

　　3. 判断能力：

　　秘书人员需要具备良好的判断能力，能够在复杂的情况下做出正确的决策。

　　4. 应变能力：

　　秘书人员需要具备良好的应变能力，能够应对各种突发情况，保证工作的正常进行。

　　5. 社交能力：

　　秘书人员需要具备良好的社交能力，能够与人有效沟通，处理好人际关系。

　　6. 特殊技能：

　　有些特殊的秘书还需要掌握其他的技能，如英语口语、计算机操作等。

　　总的来说，文秘需要具备的专业能力主要包括语言文字应用能力、组织能力、判断能力、应变能力、社交能力等。

　　文秘需要具备的能力因公司而异，但通常包括以下方面：

　　语言文字应用能力：

　　秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。

　　组织能力：

　　秘书人员需要在工作中处理大量的信息和文件，因此需要具备良好的组织能力。

　　判断能力：

　　秘书人员需要在工作中做出各种决策，因此需要具备较强的判断能力。

　　应变能力：

　　秘书人员需要在工作中应对各种突发情况，因此需要具备较强的应变能力。

　　社交能力：

　　秘书人员需要与各种人打交道，因此需要具备良好的社交能力。

　　文秘需要具备的职业能力

　　一、要具备良好的职业道德素质

　　文秘工作主要是通过文字写作来对人、对事物的描述和表达，也代表一个集体所反映工作、生活和学习，必须客观公正地去反映和宣传，这样才能取得良好的社会效益。相反，如果文秘工作者在职业道德或是思想意识上出现偏差，那将脱离实际、脱离客观与公正，所反映或表达的东西也将随着自己的意志而转移，就会违背事实、违背规律，就会误导读者，严重的还将影响单位的声誉和形象，甚至造成不良后果。所以不但要有才，而且要有德，德才兼备才是最出色的。

　　二、要具备勤奋好学的进取意识

　　人们都知道，作为单位的文秘工作，他将集中反映和宣传本单位所从事工作的好经验、好做法和先进典型事迹，具体说是总结和宣传，这项工作不能一成不变，要经常挖掘新内容、新事物，这样才更具吸引力。所以，本人认为这就需要常学常新，必须具备勤奋好学的进取意识，就是要嘴勤、手勤、脚勤、脑勤、心静。

　　一是要嘴勤。俗话说，三个臭皮匠赛过诸葛亮。充分说明多一个头脑多一个智慧。不但要多向单位领导汇报、请示，取得领导的同意和指点，而且多向有经验的同事或者同行请教，不管对不对都要多问、多交流，虚心学习、取长补短，这样才能丰富知识、增长才干、积累经验。

　　二是要手勤。就是要多练多写，百炼成钢。做什么都不可能生来就会，要经过磨练、经过实践、反复操练，时间长了自然就熟练。

　　三要脚勤。要多走出去，深入实践、调查探索，通过深入实际，第一时间收集掌握到更多更具体更符合实际的新鲜事物，并第一时间反映出来，以稀为奇，人家没有的东西你有，这就是奇，这就能吸引人们的眼球。

　　四要脑勤。有人认为，文秘工作是务虚的工作，是凭空想象出来的，可以照搬照套。其实，它是务虚与务实相结合的结果。文秘工作不但要有实际经验，而且要有丰富的想象空间，利用思维空间，发挥思维想象最大化，通过动脑，把想象出来的东西正确地运用到实际工作中，就会出现不一般的效果。同时，可以通过适度夸张、艺术加工，使作品更具特色。

　　五要心静。文秘工作是项细微的工作，必须静心静意，用心思考、用心体会、用心感受，这样才能写出情感、写出风格。

　　三、要具备较强的综合素质

　　文秘工作必须要有良好的综合素质，才能胜任这个职位，才能更好的为单位服务、为单位出谋划策。

　　一是要有良好的口才表达能力。不单是能说会道，重要的是要讲究语言艺术，注意分寸。

　　二是要有良好的公文写作功底。作为文秘工作者，必须熟练各类公文的写作，这是必须具备的。一个组词、一个字眼、甚至一个标点符号都可改变整个文章。所以，写文章不但要有强烈的感染力、震撼力，还要有实际的意义，使人入心入脑。

　　三是要有良好的外部形象。文秘工作者并非专门抄抄写写，还将经常代表单位出入一些场合，所以穿着、谈吐举止都要讲究。

　　四是要有良好的应变能力。不仅要有胆识，而且还要学会察言观色。

　　五是要具备良好的服务能力。要精通日常公务接待和事务处理，服务好领导，接待好来宾，事事恰到好处。

　　六是要有多方面的特长。特别要具备摄影、书画、驾驶等方面的特长，才能为自身工作提供方便。

　　七是要有良好的身体素质。文秘工作至关重要，必须具备良好的身体素质。

　　八是要有善于观察的能力。一方面要善于观察掌握时事动态，了解新的政策法规。另一方面要善于观察和发现周边的各种新鲜事物，寻找有特色、有亮点的题材。

　　四、要讲究原则性和责任心

　　单位办公室文秘人员具有为单位撰写各类公文和宣传的职责，不是代表个人行为。

　　一是要讲究原则性。把握什么应该什么不应该，不能听之任之，胡子汗毛一把抓，只讲效率，不注重原则。

　　二是要有强烈的责任心。要扑下身子、放下架子、干出样子。以单位为家、以工作为重，顾全大局，把工作当成事业，带着激情、带着感情，全身心的投入。