商务秘书礼仪-日常交往礼仪

时间:2023-01-23 16:34:05 商务秘书 我要投稿
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商务秘书礼仪-日常交往礼仪

  仪式是使用在正式场合的具有固定程序的一整套礼节,如国家的迎宾仪式、会议的开幕式、民间的婚礼等。那么商务秘书日常交往的礼仪有哪些呢?一起来看看!

商务秘书礼仪-日常交往礼仪

  1.见面礼仪

  1.称呼、致意、介绍和握手这些是人们平常见面时的礼节。与人交往,初次印象很重要.能否给人留下一个好的印象,往往取决于你与人见面后几十秒钟内的表现。

  (1)称呼。

  在公务活动中,人们习惯按人的职称来称呼,一般在姓氏后面加上职务或职称。

  在国际交往中,一般称男士为先生;对于女性,没有结婚的称“小姐”,对戴结婚戒指的(戴在左手无名指上的)女性,可称“夫人”;对婚姻状况不明的女性最为合适的称呼是“女士”,称“小姐”也无不可(不要看年纪大就称夫人,如对方没有结婚,这样的称呼会令对方感到不愉快)。有博士头衔的,可称“某博士”。

  (2)致意。

  这是最简单、最常用的礼节。点头、微笑,都是致意。致意的次序是:职位低者、年轻者、男性先向对方致意。

  (3)握手。

  为了表示欢迎、祝贺、慰问、鼓励等意思,我们常常需要握手。

  在公务活动中,握手的次序是:职位高者、年龄长者、地位尊者以及女士、主人先伸手表示欢迎等意思,职位低者、年龄轻者、地位卑者以及男士、客人也应及时伸手相握,否则,对方会感到尴尬。

  在国内,我们习惯让更需尊敬的一方先伸手。

  在国际上,特别是最近以来,这一次序变得不太重要了,谁先伸手问题都不大,这是礼仪方面新的变化,值得关注。

  握手时,目光要看着对方,不要游移不定,也不要看着别人,握手的力度要适中,不重不轻地握手几秒钟即可,不要握着手上下抖动,也不要长时间地握手谈话(异性之间长时间握手而谈的,只有情侣)。

  有时涉外场合需要照相,握着的手则不要很快松开。

  握手的时候,要脱下手套.女性除非戴着与服装相配的、作为服装整体一部分的手套,否则也应摘下手套。

  日本人习惯鞠躬,一些阿拉伯人习惯行抚胸礼,泰国人则行合十礼,我们应该尊重他们的习惯。

  各国的礼仪习惯千差万别.秘书多了解这方面的情况,能够更好地为领导当好参谋。

  (4)介绍。

  在涉外活动中,介绍是常用的礼节,是使陌生的双方相识的必不可少的礼节。

  介绍分为自我介绍和他人介绍两种方式:

  自我介绍的基本内容有:姓名、职务(公务场合)或与主人之间的关系(社交场合)。

  为他人介绍时:先要了解被介绍双方有无相识的愿望或必要。一般来说,身份和地位悬殊的双方就没有必要介绍了。

  为他人介绍时:讲究介绍顺序,即先把男性介绍给女性,把年轻人介绍给老年人,把职位低者介绍给职位高的,以此表示对后者的尊重。

  在公务活动中,一般不考虑女士优先的原则,而是以身份、地位为首选因素。

  2.名片礼仪

  随着社会的发展,名片已经成为社会交际中不可缺少的工具之一。名片主要用于自我介绍和建立联系之用,也可作为简单的礼节性通信往来,表示祝贺、感谢、辞行、慰问等。由于名片上记载了很多信息,因此受到人们的重视。

  接待外国客人,尤其是日本、韩国的客人时,见面交换名片是不可省去的礼节。

  1)名片的格式

  (1)常见的名片规格是9cmX5.5cm和10cmX7cm两种。

  (2)名片文字的排印有竖排和横排两种。

  (3)横排时,一般左上角是任职单位和部门,姓名、职务在中间,通信地址、电话号码、邮政编码在右下角。

  (4)竖排时,任职公司、部门写在右上角,姓名、职务在中间,通信地址、电话号码、邮政编码在左下角。

  2)名片的放置

  (1)随身携带的名片,应放在易掏出的地方,如衣服的上衣口袋。

  (2)一般来说,名片最好放在专用的名片盒或名片夹中。

  (3)存放他人的名片也应放入专用的名片簿中,既示尊重,又便于查找。

  3)名片的交换

  (1)要双手拿住名片上方把字正面朝向对方,以齐胸的高度递上,并说“这是我的名片,请多指教”这样的话。

  (2)接受名片时,也要毕恭毕敬,双手捧接,接过后,一定要仔细看一遍,不懂之处当下请教。有时可以有意识地重复一下对方的姓名和职务,以示仰慕。

  (3)绝对不可以用一只手去接名片,看也不看一眼就装进口袋或放到桌子上。

  (4)若要把名片放桌子上,不能在名片上压东西。

  (5)如果一次同很多人交换名片,且都是初交,那最好依照座次来交换,并默记对方的职务和姓名,以防弄错。

  4)名片的索要

  向他人索要名片时,不要直接开口,而是要含蓄地向对方仔细地询问姓名、单位、地址、电话等。如“XX先生、小姐,今后想向你请教,怎样能找到你?”、“XX先生小姐,今后怎样和你取得联系?:”。若对方愿意,一定会送给你一张名片。

  3.拜访约会的礼仪

  (1)预约

  在现代社会,拜访以前先预约,已是约定俗成的规矩,应尽量不做不速之客。

  (2)拜访前的准备

  “有备而来”的成功率会比随意而访的成功率大得多。

  准备得越充分,拜访和商谈就会越顺利。

  首先,要做好背景材料以及相关文件的准备工作。

  其次,要做好心理准备。

  再次,要做好服饰准备。

  (3)赴约

  遵时守约的原则。遵守时间是涉外人员最基本的素质之一。

  涉外秘书要多了解拜访对象的风俗习惯,以免拜访时产生沟通障碍。

  约束自己的言行。不论是公务拜访,还是私人拜访,都要注意自己的言行举止,做到举止得体而不拘谨,目光专注而不游移,声调适度而不过高,话题明确而不犯忌。

  公务拜访时:要先向对方负责接待的人员打招呼,报上自己一行人的单位、姓名以及拜访对象的姓名,然后安静耐心地等待接见.

  在会客室等待接见时:不可大声谈笑,也不要对会客室的布置指指点点,要按照接待人员的安排就座,安静等待。

  (4)及时告辞

  要想做受欢迎的客人,及时告辞是要点之一。这一举动能表现出对主人的理解和尊重,并且也能表明我方的工作效率和修养。

  4.谈话的礼仪

  (1)语言与话题的选择

  在对外交往中,选用的语言是有讲究的。

  在正式的官方活动中:需要使用本国的国语,以体现国家主权的尊严。

  在非官方的商务活动中:可以使用国际通用的语言或是双方都懂的语言,或者配备翻译。

  话题的选择,不仅仅是技巧问题、礼仪问题,有时甚至可以成为政治问题,以致造成外交方面的纠纷,所以务必要小心.

  以下的话题,是应该避开的:

  ①政治话题。

  ②个人隐私问题。

  ③非议他人

  ④庸俗下流的话题。

  (2)谈话的态度

  在对外交往中,我们总会发现双方的观点、处理问题的方法有许多不同之处。

  在谈话态度上表现在以下几个方面:

  ①诚恳坦率。

  ②明确直率。

  ③坚持原则。

  (3)声音与语气

  在涉外工作中,秘书特别要注意控制自己的音量。中国人说话的声音一般比较大。但在国际礼仪中,以说话声音适度为有修养。

  所谓的适度:是以能让参加者听清而不影响其他的人为准,这样的音量相对于中国人来说是偏低的。

  另外,语气很重要:

  一方面语气要体现礼貌,多用谦词敬语;

  另一方面,不论对方单位规模多大、多么著名,己方也要不卑不亢,不能曲意奉承、委曲求全,以至于丢失了自己的人格和国格。

  (4)倾听者的礼貌

  作为倾听的一方,相对比较被动。

  倾听者应该学会从谈话中获得有益的信息。

  作为倾听者,要和说话者有眼光上的交流和语言上的呼应。

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