外贸跟单的详细流程

时间:2023-07-10 19:36:39 炜玲 跟单员 我要投稿

外贸跟单的详细流程

  一个份较详细的跟单流程为:客户询盘、报价、得到订单、下生产订单、业务审批、下达生产通知、验货、制备基本文件、商检、租船订仓、安排拖柜、委托报关、获得运输文件、准备其他文件、交单、业务登记、文件存档等等。在外贸工作中,外贸跟单是非常重要的一环。下面是小编精心整理的外贸跟单的详细流程,欢迎阅读与收藏。

  外贸跟单的详细流程

  第一步:

  与客户联系谈判签约。对客户要求的产品物料包装等各方面内容细节进行整理,形成条理清晰的中英文合约。见附件1(中文销售合同)和附件2(英文销售合同)。

  第二步:

  对客户OEM合约,或者特别要求的,或者其它需要改动的产品形成详细的备注表。内容一般包括:客户信息,货号,货名,规格,数量,单位,CBM,单价,金额,物料颜色,物料香型,交货地址,交货期,付款方式,瓶体及纸盒设计,产品防护需要达到的程度,外包装情况(纸箱是否打包带,生产日期和有效期喷码内容),内包装的保护(是否需要垫板,海绵)以及合约签订地点,时间,合约号码,交货地点,装运码头,唛头,保险,仲裁条款和特别条款等。

  第三步:

  配合设计部,校对文字。由外贸部在2-3天内独立形成书面内容,交由设计部设计,设计部签收,一般要求在交货期前15日设计出来交由印刷厂制版印刷。

  第四步:

  根据合约及生产备注表所要求,详细填写产品结构表,包装配置表。

  第五步:

  产品结构表,包装配置表填写无误后,传真至厂长办公室,注明确切交货日期,以保证发货期。

  第六步:

  产品结构表,包装配置表传真至采购部以备采购。

  第七步:

  产品结构表传真至技术部参考。如客户有特殊要求(配方/香型/物料颜色/包装图样),由技术部根据客户所要求提供产品成分表,添加量百分比,产品特点,使用方法,注意事项以供客户备用。

  第八步:

  工厂办公室/采购部/技术部在收到产品结构表后确认无误,签名,回传至外贸部存档。

  第九步:

  工厂及财务各部门审单,确定外箱情况(规格,喷码,是否打包带),包装及内容物,采购,生产灌装。

  第十步:

  外贸部跟进生产进度,形成书面生产进度表,由工厂如实填写,保证发货期。在部分已生产货物中,工厂提供船头板,由外贸部寄给客户确认,并保留邮寄单据。见附件5(生产进度表)

  第十一步:

  将生产进度表传真给客户方,敦促客户提前汇款。

  第十二步:

  生产完成,填写验货通知单并且传真给客户准备验货。如需要特别认证或由验货机构验货,则验货通知单提前3日通知认证机构或验货机构。见附件6(验货通知单)

  第十三步:

  验货完毕,验货报告备传真客户结收货款,出货,出单证,整单结束。

  一份较详细的跟单流程

  一、一份较详细的跟单流程:

  1.客户询盘 :

  一般在客户下perchase Order之前,都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一些细节上的了解。

  2.报价:

  业务部及时回复客人查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,peroforma Invoice 给客户做正式报价。

  3.得到订单:

  经过洽谈,收到客户正式的订单perchase Order。

  4.下生产订单:

  得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。

  5.业务审批:

  业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之后,制成销售订单,交给部门进程员跟进。

  6.下达生产通知:

  业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产:

  (1)如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和 单证 员分别审查 信用证 ,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证。

  (2)如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。

  (3):如果是放帐客户,或通过银行D/A等方式收汇等,需经理确认。

  7. 验货:

  (1)在交货期前一周,要通知公司验货员验货。

  (2)如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知计划部。

  (3)如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

  8.制备基本文件:

  工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业发票,装箱单等文件(应由业务 跟单员 制作,交给 单证 员)。

  9.商检:

  如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

  10. 租船订仓:

  (1)如果跟客人签定的合同是 FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(ING ORDER),通常在开船一周前可拿到定仓纸。

  (2)如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。经比较,选择价格优惠,信誉好,船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓,程序同上。

  (3)如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时,还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容。

  (4)向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错。

  11. 安排拖柜:

  (1).货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书/放柜纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到。并要求回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等 。

  (2).传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

  (3)要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。

  12.委托报关:

  在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话等。

  13. 获得运输文件:

  (1)最迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。

  (2)督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。

  (3)及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。

  14. 准备其他文件:

  (1).商业发票:L/C 要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。

  (2).FORMA原产地证书:FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供 报关单 ,提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。

  (3).一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。

  (4).装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。

  (5).装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便于客人查找。装箱单的重量,体积要于提单相符。

  15.交单:

  (1)采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部 单证 ,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。

  (2).采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

  (3).如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

  16.业务登记:

  每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。

  17.文件存档:

  所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

  18.单证员平时应注意收集信息

  运价变动,船期,航线等信息,为业务员报价提供帮助。

  二、外贸跟单操作流程

  在外贸工作中,外贸跟单是非常重要的一环,接下来我为大家介绍一下外贸跟单操作流程:

  一、业务员与外国客户签订了购销合同后,根据购销合同的内容,按客户的要求备货,货好后,联系客户,安排出货。

  二、如果做FOB贸易条款,根据客户安排的货代,联系货代,负责订舱,填好booking form, booking form上面的shipper, consignee, port of loading, place of delivery, kind of packages,description of goods,Gross weight 务必填写清楚。如果是CNF或CIF条款,货代是我们这边安排,安排订舱,出货。

  三、填写好booking form 后,等待货代发S/O给你,拿到S/O后,联系拖车,将S/O发给拖车,告诉拖车装柜地址跟装柜安排,同时从拖车那里拿柜号发给工厂,告诉工厂装柜安排。

  四、工厂装好货后,根据实际数量,报关出口,报关出口要备好装箱单,发票,报关委托书,报关单,成交确认书,熏蒸证,商检通关单(看出口的产品提交),将盖章扫描件发给货代或报关行安排报关就行了。

  五、报关后,要向货代提交提单补料,填写的内容就是起运港,目的港,发货人,收货人,通知人,柜号封签,每个柜号对应的装柜数量跟毛重。填写完后提交给货代,一定要填写清楚哦,不能搞错,如果是一次性补料的话,如果错误了会产生费用的。另外还有VGM,VGM=货物毛重+柜重。

  六、最后做清关需要的文件,有提单,装箱单,发票,这些要备好,如果客人还需要其他的清关文件,如产地证,务必提前问清楚客户。资料与客人核对好就可以出正本,按客人要求安排寄出。

  三.物料采购跟单的原因:

  以下原因造成我们要对物料进行跟催:

  1、供应商方面的原因:由于供应商方面的原因造成交货不及时,而使我们必须跟单的原因有:超过产能的接单和超过技术水准的接单。制程管理不良,质量管理不充分而造成不良品的增多。来自低工资的员工工作效率低,完不成等原因。

  2、企业方面的原因:供应商的选定有误,对他的产能和技术调查不足。所要求的品质没说清楚。价格的决定很勉强。进度的掌握和督促不力。下订单到过远的地方。

  3、 沟通方面的原因:信息交换不及时。

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