纸质档案数字化步骤

时间:2023-02-06 03:51:23 档案 我要投稿
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纸质档案数字化步骤

  纸质档案具有易损坏,无法再生,需要保密等特点,对档案的保护和修复是档案工作必须重视的工作和任务。下面是小编分享的纸质档案数字化步骤,希望能够帮助到大家。

  纸质档案数字化步骤

  1、即按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求,规范档案中的目录内容,包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等,应进行修改。

  2、在不去除装订物情况下,影响扫描工作进行的档案,应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

  3、按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是:无关和重份的文件要剔除,有正式件的文件可以不扫描原稿。

  4、破损严重、无法直接进行扫描的档案,应先进行技术修复,折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。

  5、制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单,详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。

  6、扫描工作完成后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时,应注意保持档案的排列顺序不变,做到安全、准确、无遗漏。

  纸质档案是什么

  纸质档案是以纸张作为载体的一种档案,如保存备查的公文图纸、信札、电报、户籍、帐册、契约、证书、书稿、日记、笔记、家谱的原本和原稿。

  以纸张作为载体的一种档案,如保存备查的公文图纸、信札、电报、户籍、帐册、契约、证书、书稿、日记、笔记、家谱的原本和原稿。纸张是中国古代四大发明之一,纸质档案最先产生在中国(见纸质文献)。东汉时已经开始用纸张书写文件,魏晋以后纸质文件逐渐增多,但官府公文仍以简为主。到东晋末叶,公元403年底,桓玄代晋自立,下令公文全部用纸书写。他在诏令中说:“古无纸,故用简,非主于敬也。今诸用简者,皆以黄纸代之。”从此纸质档案大量产生。从4世纪到17世纪末,中国造纸术先后传入越南、朝鲜、日本、阿拉伯国家、欧洲各国、美洲大陆,乃至全世界,促进了世界档案事业的发展。纸张的使用引起档案数量急剧增长,以罗马教皇形成的档案为例:使用纸张以前,在1243~1254年的11年间,每年平均形成730件;使用纸张以后,在1294~1303年9年间,每年平均形成5万件,增加近70倍。纸质档案优点较多,便于管理和利用。当代声像档案和机读档案已有显著增长,但纸质档案在世界各国档案馆的总藏中仍占主要地位。

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